In un’epoca in cui i documenti sono sempre più digitalizzati, è fondamentale disporre di un sistema di gestione e distribuzione delle informazioni che collabori e interagisca col sistema gestionale al fine di rendere distribuita l’informazione. Dunque l’implementazione di una gestione digitale del flusso documentale è una delle chiavi di svolta dell’incremento di efficienza delle aziende.
Sarà sicuramente capitato a tutti in azienda di ricreare documenti, archiviati da altri colleghi, che si rivelano introvabili o non attendibili a causa di catalogazioni effettuate in base a parametri personali. Ciò non comporta solo un’elevata perdita di tempo, ma anche la diminuzione di attendibilità del lavoro prodotto.
Ed è qui che entra in gioco O.K Doc, il quale grazie ad un accurato sistema di indicizzazione e di classificazione permette di catalogare i documenti in maniera univoca, creando relazioni fra più documenti in base alle caratteristiche ad essi assegnate. Da ciò deriva senza dubbio una vantaggiosa condivisione dei documenti creati da tutti gli utenti che utilizzano la stessa piattaforma.
Servizio di archiviazione documentale
La conservazione sostitutiva
Grazie alle nuove normative esistenti oggi è possibile gestire e conservare in modo completamente informatizzato documenti aventi rilevanza ai fini tributari. Tale conservazione ha piena validità anche ai fini fiscali, ed è perciò sostituiva a tutti gli effetti della copia cartacea. Alcuni dei vantaggi della conservazione sostitutiva possono essere identificati in termini di spazio, di costi di archiviazione e di riduzione dei costi di manutenzione dei sistemi di stampa.
Con O.K. Doc è possibile, attraverso un’implementazione del software, inserire il modulo che consente di attuare tutte quelle che sono le procedure per la conservazione sostitutiva.
Il workflow
Il workflow è la sequenza di fasi, attività e decisioni legate tra loro, che definiscono un processo aziendale. Questa funzione permette l’automatizzazione di processi che implicano il passaggio di dati e documenti fra reparti aziendali. Pertanto alcuni dei vantaggi del workflow sono individuabili nella flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali; la possibilità di creare flussi documentali ed infine la semplificazione della pianificazione e il migliore controllo dell’intero processo.
Grazie ad un’implementazione di O.K. Doc, si potrà avere il monitoraggio completo di qualsiasi operazione all’interno della realtà aziendale, annullando così i rischi di perdita di un’attività assegnata o di un lavoro.
